Eric Schmidt, presidente ejecutivo de Google, y Jonathan Rosenberg, otro de los grandes de la compañía, han publicado recientemente un libro titulado ‘How Google works’ (‘Cómo funciona Google’). En él, entre otras cosas, dan algunas pistas sobre cómo afrontar nuestra relación cotidiana con el ‘e-mail’. Las resumimos

Responda rápido

No hace falta una larga contestación. Con un ‘visto’ puede ser suficiente. “La mayor parte de los mejores y más ocupados trabajadores que conocemos reaccionan rápido a sus e-mails , dicen en el libro. Si lo hace, su equipo y sus colegas se mostrarán más proclives a incluirle en discusiones y en la toma de decisiones”.

Cada palabra importa

Pero la prosa innecesaria no. “Si está describiendo un problema, hágalo de manera clara. Esto lleva más tiempo, no menos. Escriba un boceto, repáselo y elimine cada palabra que no sea necesaria. La mayor parte de los correos están llenos de cosas que la gente se salta al leerlos”.

Limpie su bandeja de entrada

Constantemente. “¿Cuánto tiempo pasa frente a su inbox, tratando de decidir qué correo responder? ¿Cuánto tiempo pasa abriendo y leyendo e-mails que ya ha leído?” . Es una pérdida de tiempo, dicen y hacen alusión a un acrónimo. OHIO, de only hold it once (que podríamos traducir como solo sostenerlo o mirarlo, una vez). Conserve solo lo necesario.

Los últimos serán los primeros

Recurren los autores a otro acrónimo: LIFO, last in first out. ‘los últimos en entrar, los primeros en salir’. Responda conforme vayan llegando.

Comparta información

Si recibe información útil, piense a quién más puede serle útil. “Al final del día repase mentalmente los correos recibidos y pregúntese: ¿Qué debería haber reenviado?”.

¿Con copia oculta? ¿Seguro?

Siempre que recurra a ella, pregúntese por qué. “Lo más probable es que esté tratando de esconder algo,” o que no es una buena idea “en una cultura de la transparencia” . Use la copia oculta cuando quiera retirar a alguien de una cadena porque la información que contiene ya no le resulta útil. “Y explique en el e-mail que ha hecho esto”.

¡No grite!

“Si debe hacerlo, que sea en persona. Es mucho más fácil gritar electrónicamente” .

En busca del ‘e-mail’ perdido

Si intuye que un correo le puede hacer falta tiempo después, emplee técnicas que lo ayuden a encontrarlo en la maraña de e-mails. Por ejemplo, reenvíeselo incluyendo algunas palabras claves que le sirvan para identificarlo después. Lo ayudarán a la hora de utilizar de localizarlos usando el buscador.